第一章 总 则

　　第一条 为进一步规范学院费用报销与零星采购工作，提高资金使用效益，根据《中华人民共和国会计法》、《政府采购法》、《河南大学民生学院财务内部控制制度》及相关文件精神，制定本办法。

　　第二条 本办法适用学院各项经费支出及单位价值低于5000元的设备、用具，维修用配件、低值易耗品、办公用品等物品采购。

　　价值超过5000元的资产购置及费用支出，需按照《河南大学民生学院财务内部控制制度》规定进行三方询价或公开招标。

　　第三条 学院实行公务卡管理，日常各项经费支出及零星物品采购使用学院公务卡结算，不再进行现金借支。

第二章 经费支出管理

　　第四条 经费支出要规范透明，各部门须成立经费管理小组，有条件的至少由四人以上组成，加强经费开支透明度。

　　第五条 财务报账人必须是业务经办人，谁支出谁报账，不允许上级代下级、老师代学生、机关部门代二级学院报账，非知情人不得代签经办人、验收人等。每项开支（差旅费除外）至少两人经办，经办人员不得长期固定。

　　第六条 各部门应指定资产管理员、资料验收登记员、物品发放员，专门负责相关业务的办理。

　　第七条 经费支出必须取得来源合法、内容真实、完整、合规的原始票据。

　　（一）发票或行政事业单位收据抬头须为“河南大学民生学院”，加盖“发票专用章”。

　　（二）发票内容不允许出现“礼品、烟、酒”字样，发票开据单位名称不允许出现“桑拿”、“足浴”、“休闲城”等类似娱乐字样。景点门票不允许报销。

　　（三）购物发票上应列出明细，未列购物明细的（如填写“办公用品”、“文具”、“耗材”、“用品”、“图书”等），须附销售单位出具的盖有印章的有效销售清单。

　　打印复印、图书资料购置均需附学院统一印制的各类开支清单（见附件1、附件2、附件3）。

　　（四）非财政收据和白条不作为报销单据。对于野外考察实习、购买个人农副产品等特殊情况的收据，须附加盖购买部门公章的说明，并由两名以上的证明人签字确认。

　　（五）丢失税务发票或财政票据的，需向出票单位取得存根联或记账联复印件，加盖出票单位财务专用章或发票专用章，并由当事人书面说明事由，经主管院领导、分管财务院领导及学院主要领导审批后方可报销。车票丢失不予报销。

　　（六）确因情况特殊，需事先预付款项的支出，报销时凭发票联、消费清单、学院公务卡小票一起作为报销凭据。

　　第八条 人员专项补贴的管理

　　教职员工本职工作原则上不得发放补贴。确属高等院校传统补贴项目或临时性紧急专项工作，在党政联席会讨论通过后可发放适当补贴。补贴的发放应遵循以下原则：

　　（一）区分本职工作（对应工资和绩效）与额外工作。

　　（二）区分全员教职工都增加的工作量（对应年终奖励）与额外工作量。

　　（三）高等院校传统补贴项目按照现有标准执行。

　　（四）临时性紧急专项工作，一事一议，进行总额控制。相关部门应填制“河南大学民生学院人员专项补贴申请单”（见附件4），经过相关论证提交院党政联席会议研究批准后方可发放。

　　第九条 现金支付

　　按照国务院《现金管理暂行条例》等相关规定，以下业务可以采用现金结算方式：

　　（一）发放给离退休人员及住院员工等的慰问金或其他抚恤救济性支出。

　　（二）对确实不具备刷卡条件的乡镇、工矿区及农村地区发生的零星支出，须有经办人提供书面证明并由出票单位负责人签字和加盖单位公章。

　　（三）零星的交通费、邮寄（快递）费等支出。

　　第十条 银行转账（网银、支票）或学院公务卡支付

　　（一）除本办法规定可以进行现金支付的事项外，其余开支均需通过银行转账（网银、支票）、学院公务卡结算。在报销票据时须提供学院公务卡支付小票、网银支付凭证。

　　（二）发放教职工工资性支出、离退休人员离退休金、学生的奖助学金、外聘人员劳务酬金等须通过财务网银发放到个人银行卡。

　　第十一条 结算报销时限

　　定点记账购物或消费的，每两个月与定点商家结算报销一次。

　　差旅费在出差人员返校后15天内到财务部报销。 购买一般物品，应在购买行为发生后15天内报销。学生活动费应在活动结束后15天内报销。

　　购置仪器、设备等固定资产，从发票开具之日起15个工作日内办理完验收、登记、报销手续。

　　第十二条以上业务如有学院公务卡垫支的，需在业务发生后一周内到财务部履行报销手续。

　　因特殊情况不能在规定时限内报账的，须作出书面说明，报分管财务院领导审批后方可报销。

第三章 零星采购管理

　　第十三条 零星采购采取先供货、后付款的采购方式，每次供货要提供货物清单，并有两名以上经办人签字。

　　零星采购分为定点采购、单一来源采购等方式。

　　定点采购是指集中选择符合条件的一家或多家供应商，并与其签订长期供货协议的采购方式。

　　单一来源采购是指从某一特定供应商处采购物品的采购方式。

　　第十四条 符合下列条件之一的，可采用单一来源方式采购：

　　（一）两次询价只有一家供应商报价的；

　　（二）只能从唯一供应商处采购的；

　　（三）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商采购的；

　　（四）必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购且采购资金总额不超过原采购合同金额10%的。

　　第十五条 定点采购，按下列程序进行：

　　（一）申请部门根据年度预算安排，提出采购申请，报分管院领导、主要领导审核同意。

　　（二）资产管理中心根据采购情况组织采购小组，人员组成：申请部门1-2人、资产管理中心2人、技术部门1人、办公室1人。

　　（三）采购小组进行市场调查，掌握拟购物品的性能、价格及附加优惠条件等，在民生学院网站进行网上招标公示三个工作日以上。

　　（四）选定中标供应商

　　采购小组主要从资质信誉、技术服务能力、工作业绩、售后服务、质量价格性价比等方面，采取打分、无记名投票等方式集体决策中标方。中标供应商可以是一家也可以是几家。

　　（五）学院与中标供应商签订零星物品供货协议，供货协议有效期为一年。协议价格必须低于市场价，若经调查高于市场价10%以上，则即时取消其供货资格。

　　（六）供应商提供假冒伪劣产品的、采取不正当手段诋毁或排挤其他供应商的、合同签订后不按照合同履行义务等行为的，经认定属实，在5年内取消参与学院零星采购项目的资格。

　　第十六条 单一来源采购，按下列程序进行：

　　（一）成立谈判小组。谈判小组由分管领导、资产管理中心（1人）、使用部门（1人）、技术部门（1人）、办公室（1人）组成。

　　（二）谈判小组编制谈判文件。

　　（三）谈判小组与供应商就价格、付款方式、售后服务、违约责任等条款进行谈判并形成谈判纪要，由谈判小组全体成员及供应商代表签字认可。如对供应商存有异议，应当另选其他供应商进行谈判。

　　第十七条 采购货物入库或使用前，采购小组应组织相关人员进行验收。

第四章 物品的保管

　　第十八条 零星物品的保管与采购应由2人以上分别担任，各司其职，不得由一人兼管。

　　第十九条 库存零星物品的种类和数量要合理控制。常用、易耗、便于保管的物品可适量库存。

　　第二十条 批量购入的办公用品应即时入库，物品采购员和仓库保管员要做好验收交接，在入库验收单上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量，并签字认可。

　　第二十一条 定期进行设备、用品库存盘点，确保账实相符。

第五章 监督管理

　　第二十二条 学院各部门在办理各项支出时，应精打细算，勤俭节约。经费审批严格遵守国家财经法规和学校的规章制度，坚持专款专用和经费开支标准，并对所审批经费内容的真实性、合理性、合法性负责。对于违反财经法规和财务制度的要承担相应责任。

　　第二十三条 经费报销环节的每位签字人都有审核把关责任。各部门负责人、主管院领导、财务票据审核人、财务副院长、院长（书记）签字时都有责任审查、质疑开支的每个细节，对每笔签字负责。

　　其中，各部门负责人及主管院领导要对经费开支的真实性、合规性负主要审核责任。财务票据审核人要对原始票据的真实性、合法性及经费预算执行情况负主要审核责任。财务副院长根据学院经费预算情况、资金运行情况、费用开支合理性进行审批；院长（书记）对每笔经费开支进行最后审核批准。

　　第二十四条 学院纪检监察部门将不定期对所发生业务票据进行抽查，核实。有下列行为之一的，依法依规追究相关部门和人员责任：

　　（一）弄虚作假报销不合规票据的；

　　（二）与供应商串通提供虚假票据的；

　　（三）泄露应当保密的情况和资料，或者与供应商串通损害学院合法权益的；

　　（四）以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；

　　（五）违反学院规定的其他相关情况的。

第六章 附 则

　　第二十五条 本办法由学院财务部负责解释和修改。

　　第二十六条 本办法自发布之日起实施，凡与本办法不一致的，以本办法为准。

河南大学民生学院

2019年1月15日 

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